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30-10-2014

10 tips a tener en cuenta para planificar un evento exitoso

Cuando se planifica un evento, es frecuente que surjan imprevistos. Proponemos aquí algunos consejos a considerar para lograr el evento perfecto.

10 tips a tener en cuenta para planificar un evento exitoso

1- Invitados: Hacer un listado con el conteo de invitados, ya que a menudo se suele estimar un número inexacto. Esto puede generar la contratación de un espacio incorrecto para la reunión. De mismo modo al conocer a nuestros invitados, sabremos qué características especiales debe tener el espacio a considerar, como así también la comida y otros detalles.

2- El Salón: es muy importante contratar un espacio que esté debidamente habilitado. Además debe contar con un servicio de asistencia médica, ya que como anfitrión, eres responsable del bienestar de los invitados.

3- Coordinador/a: Elegir un salón que cuente con servicio de Coordinador/a para el evento, de esta manera, recibiremos un importante valor agregado para asegurarnos que cada momento y espacio sea aprovechado a la perfección. El coordinador, no sólo planificará, organizará y coordinará el trabajo previamente, también será el responsable y podrá resolver cualquier inconveniente que ocurra durante la reunión.

4-Objetivos: Armar una lista de necesidades. Dependiendo del tipo de evento y del objetivo del mismo, puedes necesitar de distinta herramientas para ejecutarlo ej. PC para una conferencia. En caso de requerir el uso de tecnología siempre es imprescindible efectuar una prueba del funcionamiento de la misma en el salón, al menos, 3 días antes del evento y contar con los detalles técnicos.

5-Invitaciones: Enviar la invitación a los asistentes con anticipación acorde, dependiendo del tipo de evento y tamaño oscila entre 2 y 4 meses, para permitirles que organicen sus agendas y reserven la fecha. De mismo modo, se debe confirmar la asistencia, para hacer la correcta planificación de ubicación. La fórmula para solicitar confirmación es: SRC (se ruega confirmar) o tradicionalmente RSVP (reserve si vous plait). En la invitación se deben establecer los datos obligatorios: Fecha, lugar, hora, datos de confirmación.

6- Comida: Cuando se define el tipo de comida a servir, se debe tener en cuenta si hay asistentes que requieren de un menú especial, por cuestiones de salud, creencia u otros y especificarlo al proveedor, para lograr que todos los invitados se sientan bien atendidos.

7- Ambientación: es importante dedicarle especial atención a este punto, ya que la estética y cuidado que se brinde al espacio marcará la calidad del evento.

8- Souvenirs: Siempre es bueno dejar un buen recuerdo de un gran trabajo. Para ello, se sugiere buscar un recuerdo acorde a la ambientación y que sea de utilidad en el hogar. También suma el hecho de que sea un elemento novedoso.

9- Planning: Planificar los tiempos de acción, esto ayuda a que se puedan cumplir todas las actividades propuestas, de manera ordenada y prolija. Lo ideal es contar con una herramienta de gestión de eventos, pero se puede realizar también en una planilla de cálculo estableciendo el tiempo para cada actividad. Cuando las reuniones son numerosas, contar con un coordinador simplifica esta tarea.

10- Repaso con la Coordinadora del evento: Una vez organizado y planificado todo con la coordinadora se debe efectuar una reunión para asegurarse de que todo marche cómo es esperado. Para ello,  7 días antes es imprescindible verificar los detalles certificando que todo este organizado y planificado a la perfección, para que el día del evento no haya olvidos o descuidos.

Disfrutar de un evento que se ha planificado y organizado, es lo principal ya que los invitados perciben el ánimo del anfitrión.

Dejarlo en manos de los expertos, es la mejor decisión, para lograr el principal objetivo trazado cada vez que se piensa una reunión: "Hacer que nuestro evento sea inolvidable."

Paola Campos  
Directora Piccolino Eventos

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